La mediazione telematica dopo la Riforma Cartabia, e dopo quanto è accaduto durante il periodo della pandemia a causa del covid-19, prevede lo svolgimento da remoto degli incontri di mediazione e la redazione di documenti informatici con, se necessario, l’apposizione di firme digitali. La riforma del processo civile si inserisce nel decreto legislativo n. 28/2010, che disciplina la mediazione civile per commerciale, e il nuovo articolo 8 bis dedicato allo svolgimento della mediazione in modalità telematica si appronta a questa nuova era informatizzata della conciliazione. Quanto accaduto con la pandemia dal febbraio 2020 ha comportato la rivisitazione e il miglioramento delle modalità applicative della tecnologia anche nel settore della giustizia, che da questa esperienza ha tratto importanti insegnamenti e che oggi dobbiamo sfruttare al meglio, formando i legali del futuro e i mediatori del presente. Bisogna osservare tuttavia che la mediazione in modalità telematica ha rappresentato e rappresenta un’opzione che contrasta in un certo senso con il confronto diretto e in presenza delle parti, che era la pietra miliare dell’originario processo di conciliazione, che da quando è stata introdotto l’istituto della mediazione, si è sempre cercato d’incentivare. Infatti, lo svolgimento della mediazione in modalità telematica, se da una parte rende più moderno il sistema giudiziario, dall’altra presenta criticità e maggiori difficoltà in relazione alla formazione, alla trasmissione e all’autentica degli atti del procedimento. Unica salvezza può essere come è stata fino ad ora la sottoscrizione del Mediatore nominato e del Responsabile della sede dell’Organismo che può garantire in assenza delle firme delle parti la reale partecipazione dei soggetti al procedimento di mediazione telematica. Il primo comma della norma dedicata alla mediazione in modalità telematica sancisce l’applicazione delle disposizioni del Codice dell’Amministrazione digitale relative alla formazione e sottoscrizione degli atti del procedimento. Tali atti potranno essere trasmessi a mezzo pec o con altro servizio di recapito certificato qualificato. Il Codice dell’amministrazione digitale però detta anche le regole da rispettare nelle fasi della conservazione e di esibizione dei documenti informatici. L’organismo di mediazione è tenuto a tal fine a rispettare quanto previsto dall’art. 43 del D.Lgs. n. 82/2005. La norma in particolare chiarisce che gli obblighi relativi alla conservazione e alla esibizione dei documenti informatici si intendono soddisfatti se le procedure assicurano la conformità ai documenti originali e se gli stessi risultano conformi alle Linee Guida e alle norme di specie. Per le linee guida che sono in vigore dal 1° gennaio 2022, di recente è stato pubblicato un Vademecum per l’implementazione delle stesse in relazione proprio alla conservazione ed esibizione dei documenti informatici. In particolare come dovranno svolgersi gli incontri di mediazione. Per quanto riguarda gli incontri tra le parti in presenza del mediatore la mediazione telematica prevede che si possano svolgere da remoto, ed i sistemi impiegati per il collegamento audiovisivo devono consentire a tutti di vedersi e ascoltarsi reciprocamente; un mezzo di grande efficace è risultato il sistema Microsoft Teams, utilizzato tra l’altro nelle udienze penali durante la pandemia con enorme successo. A tutte le parti infine deve essere data la possibilità di fare richiesta al mediatore di partecipare in modalità da remoto. A questo punto una volta concluso il procedimento di mediazione spetta al mediatore il compito di formare un unico documento informatico, in formato nativo digitale che deve contenere sia il verbale che l’eventuale accordo raggiunto dalle parti. Tale documento, che il mediatore dovrà inviare alle parti affinché possano sottoscriverlo con firma digitale o altra firma elettronica qualificata deve essere poi rimandato all’organismo di mediazione per la conservazione dello stesso. Nei casi dove la mediazione rientri nelle ipotesi in cui costituisce condizione di procedibilità della domanda in giudizio e nei casi in cui la mediazione è demandata dal giudice, il documento finale descritto, che conclude il procedimento e che quindi contiene sia il verbale che l’accordo, eventualmente raggiunto, deve essere inviato anche agli avvocati che devono procedere alla sottoscrizione sempre con firma digitale o forma elettronica certificata. Una volta che il documento è stato sottoscritto dagli avvocati, lo stesso viene inviato al mediatore, che lo firma a sua volta in modalità digitale, per poi trasmetterlo agli avvocati, se nominati, e alla segreteria dell’organismo in cui si è svolta la mediazione. Altra possibilità è quella che il verbale negativo di mediazione venga sottoscritto dal mediatore o dal responsabile dell’organismo che lo invia alle parti presenti in mediazione che lo sottoscrivono a loro volta con firma digitale rinviandolo nuovamente all’organismo di mediazione per la sua conservazione. Si rappresenta che in questo caso l’originale è unico e possono essere rilasciate copie conformi all’originale. Ancora e per finire quando il verbale è negativo per assenza o non presenza dei convenuti in mediazione è bastevole la firma autografa o digitale del mediatore o del responsabile dell’organismo il quale certifica quanto accaduto durante la mediazione telematica in assenza dei convenuti. In questo caso non è necessario che il verbale sia sottoscritto anche dalla parte istante e dal suo difensore, bastando solamente la sottoscrizione del responsabile dell’organismo essendo il verbale semplice condizione di procedibilità nel procedimento civile danti al Tribunale.
Avv. Roberto Gambina, socio dell’Unione Avvocatura Siciliana e Componente del direttivo della Sezione di Agrigento